Ersatzschulen dürfen nur mit staatlicher Genehmigung errichtet und betrieben werden. Der Antrag ist mit allen erforderlichen Unterlagen spätestens vier Monate vor Schuljahresbeginn bei der Schulaufsichtsbehörde einzureichen.
Nach Erteilung der schulaufsichtlichen Genehmigung können sich im Laufe des Schulbetriebs Änderungen ergeben, die ebenfalls einer ausdrücklichen Genehmigung der Regierung bedürfen. Als genehmigungsbedürftig werden insbesondere folgende Änderungen angesehen:
- Allgemeine Änderungen: Namensänderungen, Feststellung der allgemeinen Förderfähigkeit nach Ablauf der Karenzzeit, Wechsel der Schulleitung
- Änderungen in der Schulorganisation: Trägerwechsel, Einrichtung von offenen und gebundenen Ganztagsangeboten, Umzug, Ausweitung der Zügigkeit, Auslagerung von Klassen bei Umbau, Errichtung weiterer Klassenstufen
- Änderungen im inneren Betrieb: Konzeptänderungen, Abweichungen von der Ferienordnung